Coraz większe znaczenie mają systemy EZD, metadane, digitalizacja zasobów, e-Doręczenia oraz bezpieczne zarządzanie dokumentami elektronicznymi. Zmieniają się również przepisy i procedury, a wraz z nimi zakres odpowiedzialności osób zajmujących się dokumentacją. W efekcie współczesny archiwista musi łączyć wiedzę kancelaryjną i prawną z kompetencjami cyfrowymi, które pozwalają sprawnie funkcjonować w nowoczesnej organizacji.
Od segregatora do systemu teleinformatycznego
W tradycyjnym modelu dokument przyjmowano, opisywano, odkładano do teczki, a po zamknięciu sprawy przekazywano do archiwum zakładowego. Obecnie znaczna część tych czynności odbywa się w systemie EZD. Archiwista pracuje więc nie tylko z papierem, lecz także ze skanami, dokumentami elektronicznymi, podpisami cyfrowymi, metadanymi oraz składami chronologicznymi.
Zmiana ma również wymiar prawny. Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach nakłada na właściwe podmioty obowiązek prawidłowego ewidencjonowania, przechowywania, zabezpieczania i kwalifikowania dokumentacji. Szczegółowe procedury wynikają także z instrukcji kancelaryjnych, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz przepisów dotyczących brakowania i przekazywania materiałów archiwalnych. Dobry kurs kancelaryjno-archiwalny pozwala połączyć te regulacje z praktyką, zamiast uczyć się metodą kosztownych błędów.
Jakich kompetencji oczekuje nowoczesna organizacja?
Pracodawcy coraz częściej poszukują osób, które rozumieją cały cykl życia dokumentu - od wpływu pisma aż po jego brakowanie lub przekazanie do archiwum państwowego. Liczy się znajomość prawa archiwalnego, ale równie ważna jest sprawna obsługa narzędzi cyfrowych.
Współczesny archiwista powinien umieć:
- prowadzić sprawy zgodnie z instrukcją kancelaryjną i JRWA,
- uzupełniać oraz kontrolować metadane dokumentów elektronicznych,
- obsługiwać system EZD, e-Doręczenia i elektroniczny obieg korespondencji,
- przygotowywać dokumentację do brakowania, digitalizacji lub przekazania.
To odpowiedzialne zadania. Błędna kwalifikacja akt, niepełne metadane albo niewłaściwe usunięcie dokumentacji mogą utrudnić kontrolę, naruszyć wewnętrzne procedury i narazić instytucję na konsekwencje prawne. Archiwista staje się zatem nie tylko opiekunem zasobu, lecz także ważnym uczestnikiem zarządzania informacją i bezpieczeństwem organizacji.
Certyfikat jako potwierdzenie gotowości zawodowej
Samodzielne czytanie przepisów nie zawsze wystarcza, ponieważ ich zastosowanie zależy od rodzaju dokumentacji, struktury jednostki i przyjętego systemu kancelaryjnego. Szkolenie prowadzone przez praktyka pomaga uporządkować wiedzę, przećwiczyć procedury oraz zrozumieć zależności między papierowym i elektronicznym obiegiem akt.
Kurs zakończony egzaminem i certyfikatem daje pracownikowi konkretny argument podczas rekrutacji, a pracodawcy - większą pewność, że powierzona dokumentacja będzie obsługiwana świadomie. Rozwój kompetencji archiwalnych nie jest już dodatkiem do zawodu. Stał się warunkiem nadążania za jego cyfrową transformacją. Warto więc wybrać szkolenie Pełni Wiedzy i przygotować się do pracy z archiwum, które coraz rzadziej mieści się wyłącznie na regale.
Nasz system wykrył, że Twoja przeglądarka najprawdopodobniej zablokowała wyświetlenie treści tego artykułu. Prosimy o wyłączenie w swojej przeglądarce dodatków takich jak AdBlock, uBlock itp dla tej strony. Dziękujemy.
